Teamcommunicatie in Horecaflix: nieuws en updates in één keer naar al je vestigingen

Weer een bericht knippen en plakken naar de kassa-groep, de bargroep en de vulploeg-groep, in drie WhatsApp-appjes tegelijk? Uitgelicht in Horecaflix: met teamcommunicatie stel je nieuws, instructies en updates één keer op en verspreid je dat in één keer naar de vestigingen die je aanwijst, zonder het bericht per locatie te herhalen.

Key takeaways

• Versnipperde communicatie via WhatsApp-groepen en prikborden is een bekende bron van tijdverlies en gemiste berichten in horecabedrijven met meerdere vestigingen.
• Met teamcommunicatie in Horecaflix stel je een bericht één keer op en verspreid je dat in één keer naar de vestigingen die je aanwijst.
• Bedrijven verliezen tot 7,5% van hun jaaromzet aan communicatieproblemen, en teams zijn gemiddeld meer dan 17 uur per maand per persoon kwijt aan het rechttrekken van onduidelijkheden.
• WhatsApp is niet gebouwd voor zakelijke communicatie: berichten zijn moeilijk terug te vinden, prioriteiten ontbreken en de AVG-naleving is lastig te garanderen.
• Centrale communicatie vervangt niet elk overleg op de vloer, maar wel het aantal keer dat je hetzelfde bericht met de hand doorstuurt.

Waarom teamcommunicatie in de horeca met meerdere vestigingen misgaat

Bij een horecabedrijf met meerdere vestigingen loopt het aantal WhatsApp-groepen al snel op tot tientallen, soms richting de honderd: een groep voor de kassa, een groep voor de bar, een groep voor de vulploeg, per vestiging opnieuw (Flex-Appeal). Een nieuwsbericht over een aangepaste sluitingstijd of een nieuwe leverancier moet dan naar elk van die groepen apart, en de kans dat je er eentje vergeet is groot.

WhatsApp is bovendien niet gebouwd voor dit soort communicatie. Er is geen overkoepelende zoekfunctie om een eerder bericht terug te vinden, je kunt geen prioriteit meegeven aan een belangrijke mededeling, en gevoelige bedrijfsinformatie belandt al snel in een groep waar die niet had moeten staan (Flex-Appeal). Voor de ondernemer betekent dat: berichten die niet bij iedereen aankomen, instructies die per vestiging anders worden uitgevoerd, en telkens dezelfde vraag aan de telefoon omdat een medewerker het bericht heeft gemist.

De rekening daarvan is niet alleen ergernis. Onderzoek van de International Association of Business Communicators laat zien dat bedrijven tot 7,5% van hun jaaromzet verliezen aan communicatieproblemen, en dat teams gemiddeld meer dan 17 uur per maand per persoon kwijt zijn aan het rechttrekken van onduidelijkheden die uit gebrekkige communicatie voortkomen (Michelle van Stijn). In een sector waar de marges toch al krap staan, is dat geen kleine post.

Een prikbord lost het probleem niet op, want een prikbord werkt alleen voor wie op dat moment op die vestiging staat. Een medewerker die net vrij is, of die de volgende dag op een andere vestiging invalt, mist het bericht simpelweg. Zo ontstaat een situatie waarin de ene vestiging al weken op de hoogte is van een wijziging, terwijl een andere vestiging er per toeval pas achter komt wanneer een gast erover begint.

Wat teamcommunicatie in Horecaflix inhoudt

Teamcommunicatie in Horecaflix is een centrale plek waar je nieuws, instructies en updates opstelt en verspreidt naar de vestigingen die je aanwijst. In plaats van dat elke vestiging via een eigen appgroep of prikbord wordt geïnformeerd, stel je het bericht één keer op en komt het bij iedereen terecht die het moet weten.

Dat is vooral waardevol voor het soort bericht dat je nu waarschijnlijk herhaalt: een gewijzigde sluitingstijd rond een feestdag, een nieuwe huisregel, een update over een leverancier, of een korte instructie bij een actie die start. In plaats van dat bericht drie, vijf of tien keer over te typen in evenzoveel appgroepen, stel je het één keer op en is het overal beschikbaar.

Zo zet je een update live voor al je vestigingen

Een update verspreiden naar je vestigingen kost in Horecaflix een paar stappen, geen halve ochtend aan kopiëren en plakken.

Eerst stel je het bericht op: de mededeling, instructie of update die je wilt delen, met eventueel een korte toelichting over waarom die relevant is. Daarna geef je aan welke vestigingen het bericht moeten ontvangen, één, een paar, of allemaal tegelijk. Vervolgens verstuur je het bericht, en komt het centraal terecht bij iedereen die je hebt aangewezen, in plaats van verspreid over losse chatgroepen en prikborden.

Waar je bij een rondgang langs prikborden of een reeks losse WhatsApp-berichten al snel een halve ochtend kwijt bent, is dat met een centraal bericht een kwestie van minuten. Belangrijker nog: iedereen ontvangt exact dezelfde tekst, in plaats van een versie die onderweg via via een beetje is bijgeschaafd.

Wat centrale communicatie je oplevert

Concreet levert centrale teamcommunicatie drie dingen op.

Ten eerste tijd: je stelt een bericht één keer op in plaats van het te herhalen per vestiging of per appgroep. Ten tweede consistentie: iedereen krijgt dezelfde instructie, in plaats van een versie die via via een beetje verschuift tussen vestigingen. Ten derde minder risico: bedrijfsgevoelige informatie en persoonsgegevens van medewerkers horen niet zomaar in een WhatsApp-groep te staan, waar de AVG-naleving lastig te garanderen is doordat je als werkgever weinig grip hebt op wie toegang heeft tot berichten en hoelang die bewaard blijven (AVG-trainingen). Een centraal systeem geeft je daar wel grip op: je weet wie het bericht heeft ontvangen en waar het staat.

Er is ook een minder voor de hand liggend voordeel: minder ruis voor jou als ondernemer. Wanneer een instructie eenduidig op één plek staat, hoef je zelf niet meer te achterhalen welke versie van een bericht een vestiging nu precies heeft ontvangen, of of een oudere instructie per ongeluk nog rondzwerft in een appgroep die niemand meer checkt.

Praktijkscenario: een update die in alle vestigingen tegelijk landt

Neem een horecaondernemer met vier vestigingen die vanwege een verbouwing tijdelijk een andere leverancier voor verse vis gebruikt. Vroeger stuurde de eigenaar dat bericht naar vier aparte WhatsApp-groepen, met steeds een net iets andere formulering, en kwam een van de vestigingen er via via pas twee dagen later achter.

Met teamcommunicatie in Horecaflix stelt de eigenaar het bericht één keer op: welke leverancier, vanaf wanneer, en wat dat betekent voor de bestellingen. Het bericht gaat in één keer naar alle vier de vestigingen, met exact dezelfde tekst. Geen vestiging die de tijdelijke wijziging mist, en geen discussie achteraf over wie wat wanneer had moeten weten.

Toen een paar weken later twee van de vier vestigingen tijdelijk een aangepaste openingstijd kregen vanwege onderhoud, gebruikte de eigenaar hetzelfde kanaal opnieuw, dit keer gericht op alleen die twee vestigingen in plaats van het hele bedrijf. Dezelfde centrale plek, een kleiner bereik, zonder dat daar een nieuwe appgroep voor hoefde te worden aangemaakt.

Waar centrale communicatie stopt en lokaal overleg begint

Centrale teamcommunicatie vervangt niet elk gesprek op de vloer. Het overleg tussen een teamleider en zijn ploeg over hoe een drukke zaterdagavond wordt ingedeeld, of de korte afstemming tussen collega's tijdens een dienst, hoort niet thuis in een centraal nieuwsbericht en dat hoeft ook niet.

Waar centrale communicatie wel het verschil maakt, is bij het soort bericht dat voor iedereen hetzelfde moet zijn: een gewijzigde procedure, een nieuwe huisregel, een update over een leverancier of een actie die bedrijfsbreed start. Dat is precies het type bericht dat nu vaak per vestiging opnieuw wordt geformuleerd en daardoor onderweg verandert. Hoe duidelijker je die twee soorten communicatie uit elkaar houdt, hoe minder een centraal bericht aanvoelt als nog een extra kanaal boven op de rest, en hoe meer het aanvoelt als vervanging van het rondsturen dat je nu al doet.

Aan de slag met teamcommunicatie in Horecaflix

Beginnen met centrale teamcommunicatie hoeft niet te betekenen dat je in één keer alle appgroepen opheft. De meeste ondernemers starten met het soort bericht dat nu het vaakst misgaat: een wijziging in openingstijden, een nieuwe procedure, of een update die naar alle vestigingen tegelijk moet.

Vervolgens stel je het bericht op, kies je welke vestigingen het ontvangen, en verstuur je het. Vanaf dat moment werkt iedereen vanaf dezelfde tekst, in plaats van een versie die ergens onderweg is bijgeschaafd.

Twijfel je hoe teamcommunicatie het beste past bij jouw vestigingen? Neem contact op met Horecaflix, dan kijken we samen hoe je dat inricht voor jouw team.