Overstappen naar Horecaflix: wat gebeurt er met je data?

Je wilt al maanden overstappen naar beter horecasoftware, maar het idee van al je roosters, recepten en personeelsdata opnieuw invoeren houdt je tegen. Herkenbaar? Horecaflix zet die data gratis voor je over, zodat overstappen geen weken typewerk kost maar een begeleide overzetting is.

Key takeaways

• De grootste reden dat horeca-ondernemers bij een verouderd systeem blijven hangen, is niet ontevredenheid maar de angst om alles opnieuw te moeten invoeren.
• Meer dan 80% van de MKB-ondernemers geeft aan dat zijzelf of hun medewerkers onvoldoende kennis hebben om goed in nieuwe technologie te investeren (Ondernemen.nl), wat een overstap extra drempelig maakt.
• Horecaflix zet roosters, trainingen, recepten en personeelsgegevens gratis over vanuit je huidige tools, bij elk abonnement.
• Personeelsverloop in de horeca ligt met 20-25% per jaar ruim boven het landelijk gemiddelde van 10% (Recruitment Training), waardoor actuele personeelsdata bij een overstap juist extra waardevol is.

Waarom "ik raak mijn data kwijt" de nummer 1 reden is om een overstap uit te stellen

Bijna elke horecaondernemer die over een software-overstap nadenkt, komt uiteindelijk bij dezelfde blokkade: niet de vraag of het nieuwe systeem beter is, maar de vraag wie al die roosters, recepten en medewerkergegevens over gaat typen. Dat is geen onterechte zorg. Een rooster met beschikbaarheid en verlofsaldo, een receptenboek met bereidingsstappen per gerecht, een trainingsmodule die net goed staat: dat bouw je niet in een middagje opnieuw op.

Die drempel is precies waarom veel zaken jarenlang doorwerken met een systeem waar ze eigenlijk al klaar mee zijn. Meer dan 80% van de MKB-ondernemers geeft aan dat zijzelf of hun medewerkers onvoldoende kennis hebben om effectief te investeren in nieuwe technologie (Ondernemen.nl), en zonder tijd of iemand die de overzetting oppakt, blijft "volgend kwartaal overstappen" jaar na jaar op de planning staan. Precies dat probleem lost een gratis migratieservice op: niet doordat overstappen ineens onbelangrijk wordt, maar doordat het geen project meer is dat je zelf moet trekken.

Wat de gratis migratieservice van Horecaflix precies overzet

Bij elk abonnement zet Horecaflix vier onderdelen over vanuit de tools die je nu gebruikt:

• Roosters: bestaande dienstpatronen en beschikbaarheid, zodat je rooster bij livegang al gevuld is in plaats van leeg.
• Trainingen: je opleidingsmateriaal en instructies, omgezet naar microlearnings die medewerkers in de app doorlopen.
• Recepten: bereidingsinstructies en receptuur, centraal vastgelegd zodat elke vestiging dezelfde kwaliteit blijft leveren.
• Personeelsgegevens: medewerkergegevens en rollen, zodat iedereen bij livegang direct met de juiste toegang inlogt.

Het is een onboarding-service, geen doorlopende functie in de app: je zet 'm één keer in bij de overstap, niet als terugkerende taak. Daarna beheer je roosters, recepten en trainingen gewoon zelf verder in Horecaflix, bijvoorbeeld via personeelsplanning of receptenbeheer.

Hoe het overstapproces in de praktijk verloopt

De overzetting volgt in grote lijnen drie stappen:

1. Aanleveren. Je deelt de exports of toegang tot je huidige systeem (bijvoorbeeld een Excel-rooster, een receptenmap of een export uit je oude softwarepakket) met Horecaflix.
2. Overzetten en controleren. Horecaflix zet de data om naar de structuur van het platform: roosters, trainingsmodules, recepten en medewerkerprofielen. Jij controleert het resultaat voordat het live gaat.
3. Livegang. Zodra alles klopt, zet je het rooster, de recepten en de trainingen aan voor je team. Medewerkers loggen in met hun bestaande rol en rechten al ingesteld, zie ook hoe rollen en rechten werken in Horecaflix.

Hoeveel werk stap 1 is, hangt af van waar je vandaan komt. Een export uit een vergelijkbaar platform gaat sneller dan een verzameling losse Excel-bestanden en Word-documenten, maar in beide gevallen doet Horecaflix de omzetting, niet jij.

Wat Horecaflix voor je regelt en wat je zelf nog moet doen

Horecaflix zet de data om en bouwt 'm op in de juiste structuur. Wat bij jou blijft liggen, is vooral het aanleveren en het controleren: de juiste bestanden of toegang delen, en na de overzetting checken of een rooster, recept of medewerkerprofiel klopt voordat je team ermee gaat werken. Grote wijzigingen aan hoe je gaat roosteren of welke rollen je gaat gebruiken, regel je zelf na de livegang, migreren gebeurt op basis van je bestaande structuur, niet op basis van een nieuwe indeling die je nog moet bedenken.

Praktijkscenario: overstappen zonder productiviteitsverlies

Een café met twee vestigingen werkt al jaren met een los Excel-roosterbestand per locatie, een receptenmap in een gedeelde Drive-map en trainingsinstructies die nieuwe medewerkers mondeling krijgen uitgelegd. De eigenaar wil overstappen naar Horecaflix, maar schuift het steeds voor zich uit: wie gaat al die roosters en recepten overtypen naast de dagelijkse bediening?

Met de migratieservice levert de eigenaar de Excel-bestanden en de receptenmap aan. Horecaflix zet de roosters om naar dienstpatronen per vestiging en de recepten naar receptuur met bereidingsstappen, en bouwt van de mondelinge instructies een eerste set microlearnings. Binnen een paar dagen controleert de eigenaar het resultaat, past een paar recepten aan en zet het rooster live. Het team logt de volgende dienst gewoon in met hun eigen rol, zonder dat er een dienst is uitgevallen om over te zetten.

Voor wie dit vooral uitkomst biedt

De overstap voelt anders naargelang waar je vandaan komt:

• Vanuit Excel of losse tools (WhatsApp voor communicatie, een Word-document voor recepten, een papieren rooster): hier levert de migratieservice de grootste tijdswinst, omdat er niets gestructureerd staat om te exporteren en Horecaflix die structuur voor je opbouwt.
• Vanuit een concurrerend platform: een export uit een vergelijkbaar systeem is vaak al gestructureerd, waardoor de overzetting sneller gaat, maar nog altijd zonder dat jij rooster voor rooster en recept voor recept moet overtypen.

In beide gevallen speelt personeelsverloop mee: met 20-25% verloop per jaar in de horeca (Recruitment Training) heb je geregeld nieuwe medewerkers die ingewerkt en ingeroosterd moeten worden. Een overstap die je actuele personeelsbestand meeneemt in plaats van je dwingt opnieuw te beginnen, scheelt dan meteen bij de eerste rooster- en trainingsronde na livegang.

Conclusie: hoe je zelf een overstap inplant zonder gedoe

Overstappen naar Horecaflix betekent niet dat je roosters, recepten, trainingen en personeelsgegevens vanaf nul opbouwt. De gratis migratieservice zet die data voor je over vanuit de tools die je nu gebruikt, bij elk abonnement. Wat overblijft, is aanleveren en controleren, geen weken herbouwwerk naast je normale dienst.

Wil je weten wat een overstap voor jouw zaak concreet inhoudt? Bekijk de gratis overstapservice of start direct 30 dagen gratis.