Reserveringen beheren in Horecaflix: geen los boekingssysteem nodig

Reserveringen via de telefoon, een los boekingssysteem en een band die intussen weer een derde kanaal gebruikt: herkenbaar? In Horecaflix hoef je die puzzel niet te leggen, want reserveringen zitten al in elk abonnement. Je beheert ze centraal en digitaal, met overzicht over je bezetting, zonder dat je daar een extra leverancier naast Horecaflix voor nodig hebt.

Key takeaways

• Reserveringen zijn een vast onderdeel van elk Horecaflix-abonnement, niet een los product dat je erbij moet afnemen.
• Een vergelijkbaar losstaand reserveringssysteem kost al snel 25 tot 90 euro per maand extra, naast wat je al betaalt voor planning, kennisbank en de rest van je softwarestapel.
• Centraal en digitaal reserveringsbeheer geeft overzicht over bezetting en helpt dubbele boekingen en gemiste tafels voorkomen.
• 15% van de Nederlandse restaurantreserveringen eindigt zonder afmelding of bezoek, blijkt uit de Restaurant Monitor 2024 van BookDinners (De RestaurantKrant, 2024). Overzicht is de eerste stap om daar grip op te krijgen.
• Bij meerdere vestigingen beheer je reserveringsinstellingen en gastcommunicatie één keer centraal, in plaats van dat elke locatie haar eigen systeem of belrondje organiseert.

Waarom reserveringen geen aparte tool nodig hebben

Je hebt geen los reserveringssysteem naast Horecaflix nodig, omdat reserveringen al standaard in je abonnement zitten. Toch werken veel horecazaken nog met een lappendeken: de ene gast belt, de andere boekt via een los systeem op de website, en een derde stuurt een berichtje naar de persoonlijke telefoon van een medewerker. Elk kanaal heeft zijn eigen overzicht, of juist geen overzicht, en niemand ziet in één oogopslag hoe vol de zaak die avond daadwerkelijk is.

Dat probleem wordt groter zodra je groeit. Een extra reserveringstool betekent een extra inlog, een extra factuur en weer een systeem dat niet automatisch meepraat met je planning of je gastcommunicatie. Horecaflix lost dat op door reserveringen niet als los addon te verkopen, maar als onderdeel van het platform dat je al gebruikt voor rooster, kennisbank en de rest van je bedrijfsvoering.

Reserveringen als vast onderdeel van elk Horecaflix-abonnement

Reserveringen staan letterlijk in de kernbelofte van elk Horecaflix-abonnement: "Planning, training, kennisbank, HACCP, reserveringen, website: het zit allemaal in elk abonnement." Je betaalt er niet apart voor, en je schaalt ook niet naar een duurder pakket om er toegang tot te krijgen. Basis, Professioneel en Franchise/Maatwerk verschillen in aantal vestigingen en supportniveau, niet in welke functies je krijgt.

Dat is een ander model dan de meeste losstaande reserveringssystemen op de Nederlandse markt, die typisch tussen de 25 en 90 euro per maand kosten, afhankelijk van pakket en reserveringsvolume. Koop je zo'n tool los, dan betaal je daarnaast nog voor je planningstool, je kennisbank en de rest van je stapel. In Horecaflix zit dat allemaal al in dezelfde prijs per vestiging. Geen aparte licentie, geen tweede factuur, geen data die niet met de rest van je systemen samenwerkt.

Opvallend is dat reserveringen op de eigen website van Horecaflix niet als los functieblok naast de zeven hoofdfunctionaliteiten staat, terwijl het wel standaard meekomt in elk plan. Voor een ondernemer die op zoek is naar een reserveringssysteem is dat makkelijk te missen: je zoekt een apart product, terwijl de functie al meedraait in de software die je mogelijk al gebruikt voor rooster en kennisbank.

Overzicht over bezetting: minder dubbele boekingen en gemiste tafels

Eén centraal systeem voorkomt dubbele boekingen, omdat elke reservering op dezelfde plek landt in plaats van verspreid over telefoon, papier en een los systeem. Zodra een gast een tafel boekt, zie je dat direct terug in je overzicht, en kan diezelfde tafel niet per ongeluk nog een tweede keer worden uitgegeven door een collega die net een ander kanaal checkte.

Dat overzicht is ook de eerste stap richting minder no-shows. 15% van alle Nederlandse restaurantreserveringen eindigt zonder afmelding of bezoek, blijkt uit de Restaurant Monitor 2024 van BookDinners onder ruim 1.250 respondenten (De RestaurantKrant, 2024). Zonder centraal overzicht merk je een no-show vaak pas als de tafel al leeg staat. Met reserveringen die digitaal en centraal binnenkomen, zie je meteen welke boekingen nog open staan, zodat je op tijd kunt bijsturen in plaats van achteraf te constateren dat een tafel de hele avond onbezet bleef.

Automatische bevestiging en herinnering nemen het nabellen uit handen

Je hoeft niet zelf elke reservering na te bellen, omdat Horecaflix automatisch een bevestiging stuurt zodra een gast boekt en een herinnering de dag voor de afspraak. Dat vangt het grootste deel van de vrijblijvende online boekingen af, zonder dat een medewerker daarvoor de telefoon moet pakken. Precies dat verschil, tussen een gast die wordt herinnerd en een gast die stilletjes wordt vergeten, bepaalt vaak of een reservering daadwerkelijk wordt nagekomen.

Hoe die bevestiging en herinnering precies werken, en wat je zelf kunt instellen, staat in de kennisbank: Hoe werkt automatische reserveringsbevestiging en -herinnering?

Centraal reserveringsbeheer bij meerdere vestigingen

Bij meerdere vestigingen beheer je je reserveringsinstellingen één keer centraal, in plaats van dat elke locatie haar eigen aanpak bedenkt. Wijzig je de bevestigingstekst, het moment van de herinnering of het annuleringsbeleid, dan geldt dat meteen voor alle gekoppelde vestigingen, zonder dat je elke locatie apart moet bijpraten.

Dat voorkomt een probleem dat bij groeiende horecaketens sluipend ontstaat: de ene vestiging voert een soepel beleid, de andere een streng beleid, en een gast die beide locaties bezoekt merkt dat verschil zonder te begrijpen waarom. Meer over hoe dat precies werkt staat in de kennisbank: Wat is centraal reserveringsbeheer?

Praktijkscenario: van los boekingssysteem naar Horecaflix

Neem een restaurant dat al jaren met een los reserveringssysteem werkt, los van de kassa, los van de planning en los van de kennisbank waarin het personeelsrooster en de procedures staan. Elke maand komt er een aparte factuur bij voor dat reserveringssysteem, en wanneer de eigenaar iets wil aanpassen aan de bevestigingstekst, moet dat in een heel ander systeem dan waar de rest van de zaak draait. Nieuw personeel moet daarnaast nog een extra inlog en een extra werkwijze leren, naast alles wat al bij het rooster en de kennisbank hoort.

Stapt die eigenaar over naar Horecaflix, dan valt die aparte factuur weg en verhuizen reserveringen naar hetzelfde platform als rooster, kennisbank en gastcommunicatie. De gratis overstapservice van Horecaflix zet bestaande data, zoals roosters en trainingen, kosteloos over, zodat de overstap geen weken stilstand betekent. Reserveringen die binnenkomen via de website landen vanaf dag één in hetzelfde overzicht als de rest van de bedrijfsvoering, in plaats van in een los systeem dat niemand meer dagelijks hoeft te checken. Voor de ondernemer betekent dat één factuur minder, en voor nieuw personeel één systeem minder om te leren.

Aan de slag: reserveringen inrichten in Horecaflix

Begin met het reserveringskanaal dat je nu al het meest gebruikt, telefonisch of via de website, en zet dat centraal in Horecaflix in plaats van ernaast. Richt daarna de automatische bevestiging en herinnering in, zodat je dat deel direct uit handen hebt. Werk je met meerdere vestigingen, stem dan je annuleringsbeleid en bevestigingstekst één keer centraal af, zodat elke locatie vanaf de start met dezelfde regels werkt.

Je hoeft dit niet in één keer perfect te hebben. Reserveringen zitten al in je abonnement, dus je kunt vandaag beginnen zonder een nieuwe leverancier te zoeken, een nieuw contract te tekenen of een los systeem te koppelen. Benieuwd wat dat voor jouw zaak betekent? Start 30 dagen gratis of bekijk de prijzen, dan zie je direct wat er allemaal al inbegrepen is.